会社の電話応対がマジで面倒、、誰かが止めなきゃ終わらない文化

FAXの1コマ漫画経理&事務

メールやSNS、チャットワークなど、電話以外のコミュニケーションがこれだけ発達しているのに、
新入社員が一番最初に覚える仕事は「電話応対」ですね。

それは「電話応対」が大事な仕事だからではなく、

めんどくさいから早く新人にまかせたいのです。

ラインやSNSが主流で、音声通話をする習慣のない若い方は、電話応対が嫌いな人も多いでしょう。
若い人に限らず、電話応対は皆めんどくさいし嫌いなのに、意識的に減らす努力をしている人は少ないのではないでしょうか?

本当に必要電話は数少ない

今受けた電話は、なぜかかってきたのか少し考えてみましょう。電話の種類を、次の3つに分類します。

  1. ただのお問い合わせ
  2. ただのコミュニケーション
  3. 急ぎの場合や謝罪

ただのお問い合わせ

仕事相手が電話で質問をしてくる事はよくありますよね。それは事前に防げなかったでしょうか?

相手に後から疑問が生じそうな事は、事前に説明しておきましょう。
こちらが小さなミスをして、相手が確認するために電話をくれるケースもありますね。
この場合、相手は、

「自分で直して黙っておこうか?」「それとも連絡して教えた方がよいだろうか?」

などと思考した上で電話をしています。大した事がないミスでも、相手の労力と時間を思った以上に奪うのです。

結局、確認の電話をもらう事で自分の時間も失います。基本的な事ですが、
仕事を丁寧にして、どうでもいいミスを減らす事で、電話応対の数は確実に減ります。

ただのお問い合わせ電話は結構予防できます。

ただのコミュニケーション

最近は、色んなコミュニケーションの選択肢がありますね。

  1. 対面
  2. 電話
  3. FAX
  4. メール
  5. ライン
  6. チャットワーク

などなど。この人とは電話、この人とはメールなど、

用途でなく人によって連絡手段が決まっていませんか?

最初に使った連絡手段をずっと使う事が多いですよね。電話じゃないとダメとか、メールじゃないとダメとか決まっていないのに、

なんとなく同じ連絡手段を使ってしまいます。

どこかのタイミングで一度電話以外のコミニュケーションにすれば、相手も電話を使わなくなる可能性は高いです。
何かベストなタイミングがあれば、メールに切り替えましょう。

とにかく電話が嫌いな私
とにかく電話が嫌いな私

資料やURLを送るときなんかがベスト

FAXもやめましょう

電話からメールに切り替わる前に、FAXが活躍した時代もありました。
現在FAXは完全に使っていない会社と現役でガンガン使っている会社で大きく分かれます。

職場の皆で番号を共有するFAXは、そもそも個人で管理しづらいという欠点があります。

確認し忘れても責任の所在が不明ですね。
「手書きのものとかFAXの方がよくない?」
という人もいますが、スキャンしてメールで送りましょう。。


見るだけのものならスマホで写真をとって送ってもいいですね。
確かにFAX自体もWEB上でみれたり進化をしていますが、

相手もそうとは限りません。。
昔ながらの感熱紙をいまだに使っている可能性だってあります。

FAXした書類を郵送してくれといってくる会社があって謎でしたが、今、思えば感熱紙を使ってたのかもしれません。

FAXもイヤな私
FAXもイヤな私

感熱紙は直ぐ印字が薄くなる

急ぎの電話や謝罪

一般的なビジネスマナーとして

  1. 急ぎのとき
  2. 謝るとき
  3. 大事なお願いをするとき

は、電話がよいとされています。

リアルタイムで相手の反応をうかがいつつ、こちらの気持ちを伝えたいときですね。

謝罪をメールですると、

「電話をかけずに、メールですませた

と悪い印象を与える場合があります。
また、世の中には、まだ強い意志をもって

「人とのコミュニケーションは、とにかく電話だろ!」

というスタイルを貫いている人もいます。
大手にお勤めの方には信じられないかもしれませんが、イケてない会社あるあるです。
この場合も相手のレベルに合わせて、こちらが妥協するしかありません。

電話応対を0にする事を目指すと多大な労力を要します。

あくまで電話応対を減らす事を目標にして下さい。

あらためて、電話応対のデメリットを考えてみる

電話応対のデメリットをまとめました。

  1. 仕事が中断する
  2. 同時に複数受信できない
  3. メモを残せない
  4. 証拠を残せない
  5. 後から検索できない
  6. 連絡先が自動で残らない
  7. 電話代がかかる
  8. リアルタイムで対応してもらえると思われる 

たくさんありますね。
個人的には、「8.リアルタイムで対応していると思われる」が1番の曲者じゃないかと思います。
電話に出た人が窓口になって、よく分からなくてもとりあえず答えたり、担当者への伝言ゲームが始まったり、全体的に時間のロスがすごいです。

結論:まずは自分がやめる!!

電話はリアルタイムのコミュニケーションが必要とされるもので

相手の都合おかまいなしに、強制的に時間を奪うものです。

まずは、自分が電話を止めてはいかがでしょうか。
電話文化の人には、「後でメールしておきます。」とシレっと言って、電話コミュニケーションを終わりにしてしまいましょう。
普段メールを使ってない人でも、メールができる前提で対応してしまいましょう。
この人メール出来ないんじゃ、、なんて気を回す必要がありません。
周りのこうしたお情けで、メールができない人になっているだけかもしれません。
是非、覚えるきっかけを作ってあげましょう。

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