【経理事務の役割】あやしい領収書を断る方法

経理経理&事務

経理事務の仕事をしていると、

明らかにあやしい領収書と出会います。

かといって、しつこく聞くと

「うるせえ、おばさんだな」

と思われそうで、

ちょっと躊躇してしまう時があります。

ベテラン経理は怪しい領収書にすぐ気づく

ベテラン経理事務は、あやしい領収書は、すぐ気付く


鼻が利く刑事のように

「クンクン、何やらこの領収書臭うぞ」

と感じます。

なぜなら会社の経費というものは、ある程度パターンが決まっているので、

いつものパターンを超える量、金額、人だと違和感がある

からです。

会社が、何か新しい事を始めたタイミングとかで無ければ、

「クンクン、何やらこの領収書臭うぞ」

と我々ベテラン経理事務員は即感知します。

とはいえ、しつこく聞くのもめんどくさいし、見逃すパターンもあります。

「うまくごまかせたゾ!」と思っていても、実際は経理担当が
「今回は、見逃してやっただけ」かもしれません。
私物のレシートを出した人
私物のレシートを出した人

マジかよっ!

管理を自動化して事前に防ぐ

あやしい領収書の嘘を指摘するのって、

バレた方も見抜いた方も気まずい

ですよね。

その後も関係を引きずりそうです。。

管理を自動化して事前に防ぐことに徹した方がスムーズ

自動化とは、機械化するとか大それた話ではなくて、

不正したら

自動でバレる仕組み

です。

大勢の人の目にふれるとか、ちゃんとしていないと、つじつまが合わなくなる。

とか、そういうレベルの事です。

ワタシも過去に、

社内の備品の電池の領収書がやたら多い

という場面に遭遇しました。

ベテラン経理
ベテラン経理

クンクン、何か臭うぞ

領収書を出した本人を追及しても気まずいし、

特に絶対ウソという決定打もありません。

そこで

  1. 簡単な電池の管理表を作る
  2. 日付、用途、購入者などその都度記入してもらう
  3. 色んな人の目に触れるようにする

とうステップを踏んだところ、

電池を買ってくる人は激減しました。

1枚の管理表で人の行動が変わる

会社が不正されずにすんだというより、

従業員が「不正せずにすんだ」

という事が重要です。

「あやしい事をしたら直ぐバレる」

と思わせる事は、とても大切です。

なぜなら

小さな不正を見逃さない事が、人の人生を狂わせるような大きな事件を防ぐ

からです。

小さなごまかしを許さない事が大事件を防ぐ?!

ニュースになるような資金流用の事件で、

小さな金額から始まり、やがて大きな金額になって、、バレる

というパターンが多くあります。

最初から巧妙に考えたというより、

「出来そうだから、やってしまった。」

感じです。

普通に仕事をしていて、ある日ふと

「これ、ごまかしてもバレなくない??」

気づいてしまった事から、スタートしています。

つまり不正がバレてクビになった人も、

そもそも経理担当がちゃんとしていれば、

今もまともに働いていたかもしれません。

会社のお金の管理がずさんだったせいで、人生が変わってしまった

ともいえます。

もちろん1番悪いのは不正をした本人ですが、

経理がちゃんとしていれば防げたかもしれません。

犯罪を誘発するということ

話は少しそれますが、、

海外で、バックを椅子に置いたまま席を離れて盗まれたら

「置きっぱなしにする方が悪い」

と考える人は多いです。
日本ではあまり浸透していない

「犯罪を誘発する」

とう考え方です。

ホテルで貴重品を出しっぱなしにして、ルームメイキングの人に盗まれたら、

「スーツケースの中に入れて、目に触れないようにしておけば、このルームメイキングの人は、泥棒にならずに済んだかもしれない。」

という思考です。

経費を管理する経理事務にも共通する考え方ですね。

あいつの目はごまかせない、、と思わせる

管理がしっかりしていると思われていれば、最初から変な領収書を渡してきません。

あやしい領収書を渡されるのは経理担当が、なめられてるからかもしれません。

「あいつの目はごまかせない」

と周知されればこっちのもの、その後の仕事がグンと楽になります。

経理事務
経理事務

へんな領収書に悩まず済む

【経理事務の役割】あやしい領収書は出せない状況を作る

管理がずさんだろうが、不正しない人はしません。
貴重品を出したまま部屋を空けようが、皆が真面目な人間なら問題は起こりません。

ですが、わざわざ

「皆が真面目で問題が起こらない前提」

で行動するメリットはありません。

未然に防ぐしくみを作ってあげれば、皆も安心&自分も安心

経理だったらなんでも出来てしまう(バレない)状態もまた危険です。

何かあったとき経理が疑われるかもしれません。

しくみを作る事で自分の身も守りましょう。

タイトルとURLをコピーしました